Làm thế nào để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự?
Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là một bài toán khó nhằn với các nhà quản trị nhân sự ngày nay. Mỗi một tổ chức hay doanh nghiệp đều có một cách thức quản lý, mô hình hay các quy định của công ty khác nhau nên việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cần căn cứ vào cơ cấu tổ chức, quy mô, chiến lược kinh doanh để xây dựng quy trình quản lý nhân sự phù hợp.
Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự? JobTest sẽ đưa ra một vài gợi ý giúp công ty xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp qua bài viết này.
Các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch
Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự được xem là một khâu quan trọng để tìm những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc. Chính vì vậy, để quá trình tuyển dụng thành công và mang lại hiệu quả cao, các nhà tuyển dụng luôn phải xây dựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, rõ ràng. Quy trình tuyển dụng nhân sự được các công ty có thể được biến đổi linh hoạt tùy thuộc vào điều kiện tuyển dụng, cơ cấu, quy định của công ty cũng như cho các vị trí khác nhau.
Thông thường một quy trình tuyển dụng bao gồm 6 bước như sau:
- Lập kế hoạch
- Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
- Xác định địa điểm/thời gian tuyển dụng
- Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên
- Đánh giá quá trình tuyển dụng
- Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập.
Các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các bước này sẽ giúp quá trình tuyển dụng không xảy ra sai sót, đảm bảo chọn được những ứng viên xuất sắc nhất và phù hợp nhất trong công việc.
Đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân lực
Bước thứ hai khi xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mà các doanh nghiệp cần thực hiện đó là đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân lực. Việc xây dựng các kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp. Trên thực tế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hay giữa các quốc gia với nhau thực chất là sự cạnh tranh về chất lượng nguồn nhân lực.
Để chất lượng nhân sự được đảm bảo thì doanh nghiệp cần trích ra một khoản chi phí cho quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có thể là các lớp đào tạo nội bộ giúp người lao động hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, về công việc và nắm rõ hơn về nghề nghiệp của mình. Hoặc có thể là các chương trình đào tạo giúp nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc,...
Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực. Chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty.
Thiết lập các chế độ chính sách
Việc thiết lập được tiêu chuẩn và chế độ chính sách phù hợp là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người lao động. Đây cũng là một bước quan trọng để nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty.
Sở dĩ xây dựng hệ thống chính sách cũng nằm trong các bước của quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa được rủi ro nếu có tình huống không mong muốn xảy ra.
Chính sách này được xây dựng dựa trên các tiêu chí: tương xứng với kết quả công việc, đóng góp cho công ty, chất lượng công việc, công bằng và minh bạch.
Xây dựng hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp
Tùy từng doanh nghiệp mà sẽ có những quy định, quy phạm phù hợp khác nhau.Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào tính thực tế và phù hợp để thực hiện.
Hệ thống quy phạm nội bộ sẽ tự điều phối hoặc có thể hỗ trợ những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc để phù hợp với doanh nghiệp hơn.
Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp
Yếu tố văn hóa doanh nghiệp là điều đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần khi xây dựng bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu của quy trình. Bởi lẽ bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa thì khó đứng vững được. Và các nhà lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nếu không truyền đạt được những ích lợi mà văn hóa doanh nghiệp đem lại.
Cốt lõi của văn hóa là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp. Để xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp, các nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo thực hiện theo 5 bước sau:
- Bước 1: Xác định và thống nhất triết lý quản lý và kinh doanh.
- Bước 2: Đánh giá động lực cá nhân, môi trường động lực chung của doanh nghiệp và thống nhất với bộ hành vi ứng xử cho các cá nhân trong doanh nghiệp.
- Bước 3: Đánh giá và đề xuất những thay đổi về quy trình và quy định quản lý.
- Bước 4: Đánh giá và đề xuất phương hướng xây dựng hệ thống trao đổi thông tin.
- Bước 5: Tổng hợp và đề xuất các phong trào bề nổi và các nghi thức của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp cho các doanh nghiệp hiện nay
Hiện tại, các nhà quản trị nhân sự của các doanh nghiệp luôn cảm thấy quá tải vì các công việc như: tuyển dụng, đào tạo, tính lương, đánh giá năng lực làm việc,... Trước đây, các công việc này được thực hiện thủ công gây lãng phí nhân sự và ngân sách. Thay vào đó, ngày nay việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, xây dựng hệ thống hệ thống quản lý nhân sự và làm việc hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự - AiHR của JobTest là sự lựa chọn hoàn hảo cho tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Với đầy đủ các tính năng nổi bật như: quản lý tiền lương, quy trình làm việc, đánh giá nhu cầu và hoạch định chiến lược đào tạo lâu dài, đánh giá và quản lý hiệu quả công việc và năng lực,... Ngoài ra, phần mềm AiHR còn có các chức năng nâng cao để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô công ty.
